Es cuestión de elecciones, como todo, pero las elecciones solo son inteligentes cuando se conocen bien las opciones que existen. Piense en su empresa, en los PCs que tiene conectados entre sí, ¿entre sí o con un servidor? Primera cuestión. ¿Puede todo el mundo acceder a todos los empleados? ¿Existe algún protocolo de seguridad? ¿Podemos configurar a través de escritorios remotos? ¿Necesitamos que todos los ordenadores estén encendidos? Ahí van algunas preguntas más.

Hoy en día cada vez son más las empresas que tienen varios ordenadores conectados, lo cual permite “entrar” desde cualquier punto de la oficina al PC de un compañero. Se acabaron los envíos por mail, los cds grabados y llevados a mano de una mesa a otra. Estos pequeños movimientos son los que, en definitiva acaban por convencer al usuario de lo que la tecnología le va permitiendo, no hace falta muchas veces acudir a ejemplos más complejos.

Disponer de una impresora compartida, lo cual además del ahorro obvio en más de una, (o, de nuevo, el tener que llevar el archivo al PC que disponía de ésta) es muchas veces una necesidad, hizo que el convencimiento se hiciera incuestionable.

Y así podríamos seguir…

Compartirlo ¿todo?

Pero no todo son ventajas. De pronto el empresario es consciente (esperemos que no demasiado tarde) de que esa conectividad permite también ser usada como algo en contra de los intereses del negocio. Que todos podamos entrar en todos los PCs implica la presunción de inocencia. Y no es que se trate de desconfiar del personal de la empresa, o de ponerle puertas al campo. Piensen ustedes en que detalles como el que accedan a las nominas, a los incentivos, a las vacaciones, documentos privados, puede, muchas veces, poner en peligro la estabilidad de la empresa.

Piense, por ejemplo, que la mayoría de las denuncias y pleitos entre empresas y empleados provienen del despido (justificado o no) del trabajador. Éste trabajador, con razón o no, en un momento de enfado puede dejar de ser el inocente en quien depositábamos toda la confianza y hacernos un agujero donde más nos duele, llevarse material confidencial de la empresa, borrar archivos… les aseguro que podríamos hablar de muchos ejemplos reales en este sentido.

¿Está seguro además de lo que sus empleados se descargan, las visitas que hacen en Internet, los posibles virus a los que se enfrentan cada día? Lejos de mí el eliminar libertades, es más, el disponer de una buena instalación de Red lo que va a permitir es, precisamente, la tranquilidad= libertad de saber que de una sola vez está protegiendo la empresa entera, dejando entonces “la vigilancia”, a una máquina inteligente.

No se engañe, puede que sus empleados estén precisamente limitados por el miedo a descargar archivos dañados (“no, eso no lo abro, que no me fio”) y por lo tanto, limitados en su operatividad.

¿Redes de un carril o de varios?

Otro aspecto a considerar es el que, después de invertir en tecnología por la innegable inversión que supone el ahorro de tiempo, resulta que colocamos nuestros deportivos en carreteras secundarias, congestionadas por atascos, provoca retrasos y un limitado aprovechamiento de los recursos en los que se ha invertido.

Una red de varios PCs mal gestionada o instalada, provoca, ojo, no decimos puede provocar, sino provoca, un funcionamiento más lento y defectuoso de la red que hemos montado. La impresión, por ejemplo, puede llegar a demorarse más del doble de tiempo de lo que lo haría con una buena gestión de la Red de su oficina. Imagine sus documentos caminando a la impresora y encontrándose con otros en una cola interminable. A esperar.

Eso por no hablar de que si nuestra conexión no ha pensado en ello, sucede eso que supongo muchos de ustedes han sufrido y puede que lo sigan sufriendo. “Oye, enciende el PC de Juan, que tengo que imprimir algo”. Molesto ¿verdad? Esa impresora está compartida sí, pero le dejamos la llave a un usuario que ha de estar “encendido”.

¿Y la instalación?

Otro problema surge cuando el asignar los PCs en una Red local no excesivamente bien gestionada, trae más problemas que beneficios. Unas veces no “vemos” al resto de los empleados que sí están conectados, otras no podemos acceder a recursos como la impresora, el fax, la red, software personalizado…

Pensemos que a medida que se agreguen ordenadores a la red de la oficina (no pensemos solo en nuevos empleados, sino nuevos equipos, portátiles etcétera, esa gestión de la red se hace más compleja y por ende, es más sencillo caer en errores comunes que provocan una serie de fallos que, al final, redundan en el tiempo que empleamos en nuestras rutinas diarias.

El soporte además, de una red donde cada PC vaya por su cuenta y riesgo (luego les detallo) se multiplica por cada uno de los puestos conectados. Con una buena administración podemos ahorrar los costes ya que muchas tareas redundantes, como usos de archivos y demás se eliminan automáticamente, quedando reducidas a la gestión y soporte de un solo PC.

Piense en el futuro… sobre todo a la hora de invertir en Tecnología

Si bien es cierto que los estudios fiables hablan de que uno de los problemas de las pequeñas y medianas empresas españolas es la falta de planes a largo plazo, desde Microsoft Centro para Empresas y Profesionales, en nuestro acercamiento a las mismas a través de entrevistas, desayunos, encuentros, etcétera, constatamos que el empresario de hoy tiene mucho más claro de lo que a priori parece, lo que quiere para su negocio.

Quizá falte plasmarlo en un completo plan de empresa, quizá un poco de organización, fruto de la falta de experiencia (la vida media de estas empresas no supera el quinquenio), pero en la cabeza del empresario sí tienen forma clara muchas ideas para el negocio que regenta. Futuras incorporaciones de personal, ampliaciones del local, nuevos distribuidores… pongamos un ejemplo. Usted ha reformado el local donde ubica su oficina. Seguro que a la hora de hacerlo ha pensado algo como “no, eso déjalo abierto porque en el futuro pondremos una puerta”, o “aquí dejamos una toma de red, por si viene más gente a trabajar”. Usted piensa en el futuro, en las posibilidades.

¿Y en la tecnología? Muchas veces los sistemas y recursos de los que está disponiendo son suficiente “solo” ahora, pero en breve, y mejor que nadie sabe la velocidad de los avances en este campo, supondrá una nueva inversión en ampliación de software, en mayores recursos, en mayores compras de Hardware (mejores impresoras, cámaras digitales de mayor potencia, programas personalizados).

Llamemos a las cosas por su nombre.

Bien, ya hemos hablado (¡bastante!) de algunos problemas con los que se puede encontrar (o se encuentra ya) a la hora de gestionar los diversos ordenadores y recursos tecnológicos de su empresa. Pongámosle nombre.

La mayoría de los problemas que les hemos contado responden a redes que se conocen como “Punto a Punto”, y se trata de tener conectados los ordenadores entre sí de una forma aleatoria, con su cable de red. No existe un control centralizado de los recursos. Uno tiene la impresora, otro el fax, otro es al que le hemos enchufado el router del ADSL, etcétera.

Si bien para una red de menos de cinco PCs pueden no existir tantos problemas, piense que el hecho de enviar un documento a imprimir en este tipo de conexión utilizará el 90% de la capacidad de su ordenador, quedando su funcionalidad y velocidades muy limitadas.

Hablemos de una solución a todos esos problemas: el servidor. Ahora la conexión se llama “Cliente / Servidor”. En este tipo de redes, todos los PCs están conectados a uno, que centraliza todas las acciones y movimientos, así como el hardware de que podamos disponer. Ese ordenador se llama Servidor (hete aquí su nombre) porque precisamente ejerce de “maestro de ceremonias” y es el que gestiona en realidad el flujo de la red de su oficina.

Este servidor es el que le va a permitir a usted que las solicitudes de impresión tengan sus prioridades, que la gestión de archivos sea más rápida, en definitiva, ahora sí hablamos de redes con más de un carril para sus deportivos.

Pero si hay algo por lo que el servidor puede merecerle la pena es por la seguridad.

Por un lado la seguridad interna, ya que este servidor al que se conectan los demás ordenadores es el que asigna los distintos permisos, dejando muy claro a las máquinas y a los empleados que las usan dónde y dónde no pueden entrar, qué archivos son públicos, cuales de solo lectura (permiten ser leídos, pero no modificados (pensemos en plantillas, cuadros de programación…).

Por otro lado la seguridad frente al exterior. El servidor dispone de la capacidad de establecer un muro para lo que entra o sale desde Internet a nuestra oficina pase por el filtro que deseemos. Sin entrar en detalles, ese muro, también llamado “Firewall”, va a impedir la entrada a nuestra casa de elementos no deseados. Dicho de otro modo, ahora solo tendremos una puerta por la que entrar (ya lo decía Calderón “casa con dos puertas, mala es de guardar”) y no cuatro, cinco, seis…

Hagan cuentas.

Alejandro Asúnsolo del Barco, Responsable Editorial de Microsoft Centro para Empresas y Profesionales
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